Die Potenziale der Assistenz optimal nutzen

Der Trend geht immer öfter Richtung Selbstmanagement. Doch eine Sekretärin oder eine Assistentin kann Ihnen und Ihrem Team außerordentlich nützliche Dienste leisten. Je nach Qualifikation und Erfahrung übernimmt sie Administrationsaufgaben und spezifische Fachaufgaben entweder selbstständig oder auf Anweisung. Die Berufsbezeichnung Assistentin ist nicht eindeutig belegt. Unser Fokus liegt dabei auf drei Berufsbildern – und wie diese Ihre Arbeit wirksam unterstützen können.

Lassen Sie sich managen – Die Potenziale der Assistenz optimal nutzen – S&P Führung

Das Potenzial einer Assistentin können Sie nur dann wirklich ausschöpfen, wenn Sie lernen, Sachaufgaben und damit Verantwortung zu delegieren, insbesondere um frei für Führungsaufgaben zu sein. Lassen Sie sich von ihr managen: Nur so kann sie Ihre Leistung vervielfachen. Nehmen Sie sich immer wieder Zeit, mit Ihrer Assistentin Ihre beiderseitige Kommunikation und Arbeitsweise zu optimieren.

Das Potenzial einer Assistentin optimal nutzen - S&P Führung

 

Im Fokus: die Office Managerin – Die Potenziale der Assistenz optimal nutzen – S&P Führung

Aufgaben und Kompetenzen der 0ffice Managerin orientieren sich wesentlich an Struktur und Organisation des Unternehmens und des Teams. Die Office Managerin bearbeitet einen Großteil der anfallenden Aufgaben ganzheitlich, selbstständig und eigenverantwortlich. Sie besitzt exzellente Kenntnisse in den Bereichen Marketing, Informatik, Organisation und Kommunikation.

  • Sie arbeitet projektorientiert, wobei ihre Schwerpunkte in den Bereichen Planung, Organisation und Kommunikation liegen.
  • Sie erledigt Administrationsaufgaben, Kundenbetreuung, die Unterstützung etwa der Vertriebsorganisation sowie Ablauforganisation des Büros/Verwaltung.

 

Im Fokus: die Teamassistentin – Die Potenziale der Assistenz optimal nutzen – S&P Führung

Sie erledigt routinemäßige Administrationsaufgaben selbstständig, koordiniert die organisatorischen und administrativen Rahmenbedingungen nach Anweisung oder Vereinbarung.

  • Aufgabenbeispiele sind Korrespondenz, Postbearbeitung, Ablage, Gleitzeitabrechnung, Reiseplanung und -abrechnung, Urlaubskoordination, Terminkoordination, Büromaterialbeschaffung, -abrechnung, qualifizierte Telefonvermittlung, Besucherempfang, Projektüberwachung, Konferenzen
  • Weitere Schwerpunkte liegen bei 0rganisations- und Koordinationsaufgaben für das Team und bei Text- und Datenverarbeitung.
  • Personalaufgaben und Fragen zu internem Budget und Weiterbildung erledigt sie auf Anweisung.

Legen Sie für alle verbindliche Abläufe und Zuständigkeiten fest. Wichtig: eine von allen gleich gelebte Kultur des Vertrauens.

 

Im Fokus: die Chefsekretärin – Die Potenziale der Assistenz optimal nutzen – S&P Führung

Die Chefsekretärin leitet das Sekretariat der Geschäftsleitung oder des Vorstandes und übernimmt neben den üblichen – auch vertraulichen – Schreibtätigkeiten vielfältige Organisationsaufgaben wie Termine, Reiseplanung, Konferenzvorbereitung und Empfang. Sie übernimmt auch Sonderaufgaben wie Statistiken oder Dokumentationen.

  • Die Chefsekretärin koordiniert Ihr Büro. Sie gestaltet und überprüft die organisatorischen Abläufe.
  • Sie ist für die Erledigung von nicht routinemäßigen Arbeiten mit hohem Schwierigkeitsgrad verantwortlich.
  • Sie erledigt anspruchsvolle Kommunikationsaufgaben, auch in der externen Kommunikation.
  • Dazu kommen Kontrollaufgaben und Ihre Vertretung nach Vereinbarung sowie Führungsaufgaben in Hinblick auf jene Mitarbeiter, denen die Chefsekretärin Anweisungen geben kann.
  • Die Chefsekretärin arbeitet in ihrem vereinbarten Aufgabengebiet selbstständig. Teamarbeit kann für bestimmte Bereiche vereinbart werden.
  • Planung, Koordination und Vorbereitung Ihrer Termine sind ein großer Bestandteil ihres Aufgabenbereiches.
  • Sie erhält Anweisungen über Aufgabenkomplexe und entscheidet über deren Durchführung sowie über deren Aufteilung auf die Mitarbeiter.

 

Die interne Kommunikationskultur – Die Potenziale der Assistenz optimal nutzen – S&P Führung

  • Die Chefsekretärin trifft in Ihrer Abwesenheit – in Übereinstimmung mit Ihnen – weitgehend weisungsfreie Entscheidungen, die sicherstellen, dass das operative Tages- geschehen in Ihrem Team erledigt wird.
  • Insbesondere das Arbeiten mit einer Chefsekretärin erfordert ein Feingefühl für den Umgang mit sensiblen Informationen, etwa hinsichtlich Personalfragen oder bei Krisen im Unternehmen.
  • Hier gilt es, dass Sie und Ihre Chefsekretärin gemeinsam lernen, wann welche Information wie diskret zu behandeln ist. Dabei hilft nur eines: über die interne „Informationskultur“ immer wieder reden!

 

Hier finden Sie das passende Seminar zum Thema – Die Potenziale der Assistenz optimal nutzen – S&P Führung

Führung – Kommunikation – Teamentwicklung

Durch zielgerichtete Mitarbeitergespräche können Sie Motivation und Leistungsniveau steigern. Die Seminare Motivation – Kommunikation – Zeitmanagement und Zielvereinbarung und Mitarbeitergespräche helfen Ihnen ein souveränes Auftreten durch die richtige Argumentation und Entscheidungsstärke. Unsere Seminare Die 8 erfolgreichsten FührungstechnikenFühren mit SystemKonfliktmanagement: Lösungen für den Führungsalltag und Führen von Hochleistungsteams unterstützen Sie zudem dabei, die Herausforderungen im Führungsalltag selbstbewusst zu bewältigen und Feedbackgespräche und Leistungskontrolle als Führungsinstrument richtig einsetzten.

Darüber hinaus sind die Seminare Ziele setzen – Delegieren – MotivierenSouverän entscheiden – besser führen, Führung und Personalentwicklung,  Projektmanagement und Führen von Hochleistungsteams weitere Seminare, welche Ihnen in diesem Bereich ein ausführliches Update geben. Ebenfalls in den Seminaren Führen mit SystemFührung für ProjektleiterKonfliktmanagementFührungsstärke gezielt einsetzen oder auch Training Professionell Telefonieren für den Vertrieb haben Sie die Möglichkeit, Ihr Wissen aufzufrischen. Zusätzlich können Sie sich für den Zertifizierungskurs Kommunikation und Führung mit System eintragen.

 

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